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Uma das coisas mais importantes na vida de um profissional autônomo, e que garante um bom relacionamento com os seus clientes, é a organização. Saber como organizar as demandas é essencial para garantir entregas no prazo estipulado.

Ainda assim, há quem entenda a importância de organizar as demandas, mas não sabe por onde começar. E a verdade é que não há somente um método: cada freelancer encontra um caminho para seguir.

Porém, caso você procure uma “luz” 💡 para fazer a sua organização, saiba que você chegou no artigo certo! No vídeo abaixo, eu mostro como eu me organizo. Mas é só seguir na leitura para ver todas as dicas que vão garantir que você nunca mais perca prazos!

Antes de organizar as demandas

Primeiramente, antes de falar da organização em si e de colocar as demandas em uma agenda, é importante lembrar de que você só vai conseguir se organizar se tiver uma ideia de quanto tempo leva para realizar cada tarefa.

Isso porque, quando você não sabe do seu tempo de produção, pode acabar colocando várias entregas para uma data que não será capaz de cumprir. Ou seja, sem possibilidade de fazer uma entrega no prazo.

Mas como você vai entender seu tempo de trabalho em cada tarefa?

Com a experiência 🤗.

Quando você realiza tarefas parecidas, consegue criar uma média de tempo que precisa para aquela função. Por exemplo, se você se observar com atenção, poderá perceber que para desenvolver uma redação de cerca de 700 palavras, precisa de pouco mais de uma hora.

Sabendo disso, você nunca poderá programar a entrega de mais de 8 redações para o mesmo dia – a menos que você não se importe em trabalhar sem parar. 😅

E não existe outro caminho além desse, a observação. Porém, se você está começando agora e não tem uma base, vai precisar fazer uma projeção imaginando quanto tempo gostaria de ter para desenvolver algo.

Com o tempo, você vai refinando essa informação até ter um tempo mais realista ⏰.

Como organizar as demandas?

Com essa ideia de quanto tempo você leva para realizar cada tarefa, podemos falar sobre organizar as demandas.

Quando um freelancer recebe um projeto de um cliente, normalmente encontra duas possibilidades: ou o cliente dá um prazo para o projeto, ou o freela define quando pretende fazer a entrega.

Em ambos os casos, ao final da “conversa”, você vai ter um prazo para entregar algo, uma data para colocar na agenda 📅.

E aqui entra a primeira dica importante: nunca deixe para fazer um projeto no dia do prazo da entrega.

O ideal é que você se programe para fazer a entrega no dia anterior (mesmo que você só envie o projeto no dia combinado). Isso te dará mais liberdade caso algum imprevisto aconteça.

A partir disso, do tempo necessário para realizar uma tarefa e do prazo de entrega, você poderá inserir o projeto na sua agenda com mais segurança.

Cada freelancer vai encontrar uma agenda que funciona para si. Há quem use agenda física, outros que preferem o Google Calendar, um board do Trello ou mesmo no Notion. O ideal é encontrar a plataforma que você se sinta mais confortável em utilizar.

Organizar as demandas na agenda

Colocando um projeto na agenda

Para colocar um projeto na agenda, tente pensar no tempo correndo de trás para frente ⏰.

Digamos que você precise entregar uma arte no dia 26, sendo que o cliente solicitou esse projeto no dia 21. E imagine que você não queira trabalhar somente um dia nessa arte: você vai distribuir a tarefa ao longo da semana.

Nesse caso, você poderia comprometer horários de trabalho no dia 23, 24 e 25, para ter tudo pronto no próprio dia 25, um dia antes do prazo final.

Quando você anota uma demanda na sua agenda, consegue saber quanto de tempo você ainda tem disponível. Então, as próximas demandas que surgirem precisam se adequar ao que você já tem programado. Por isso, é tão importante saber seu tempo médio de produção para cada coisa! 🤓

Não sei se você reparou, mas no exemplo a arte era para o dia 26 e ela estava pronta no dia 25. Você pode estar se perguntando: porque não entregar no dia 25 mesmo? 🤔

Porque existem clientes que, sabendo que você produz com menos tempo do que havia sido combinado, começam a enviar pedidos com prazos menores. A longo prazo, pode não ser inteligente adiantar os prazos sempre – uma vez ou outra, como estratégia para conquistar um cliente, tudo bem.

Se o seu trabalho é daqueles que pode voltar com alterações, como uma arte ou uma redação, é importante considerar essas possíveis correções, de alguma forma, na sua agenda.

Normalmente, alterar leva menos tempo, então vale tentar deixar uma horinha meio livre na semana seguinte de uma entrega, para o caso de você precisar fazer um trabalho extra.

Os clientes com prazos curtos

Quando falamos de demanda, encontramos uma das principais dúvidas dos freelancers: e se o cliente quiser que você faça uma entrega com prazo curtíssimo? De um dia para o outro? 😰

Nesse caso, você deverá olhar a sua agenda, com as demandas que já existem, e definir se quer ou não aceitar esse projeto.

Não é porque um cliente pede que você faça algo em pouco tempo que você precisa aceitar e fazer. Caso você verifique sua agenda e veja que não tem como atender o projeto, seja sincero e tente aumentar o prazo.

Na verdade, é até bom que você evite pegar esses projetos “do dia para a noite”, porque muitas vezes esse é o perfil do cliente. Ele sabe que você atende rápido, e não cria a “responsabilidade” de te enviar um pedido antes.

É o freelancer que vai precisar definir como agir nesses casos.

E se você resolver pegar um projeto com prazo curto, que o cliente diz que é urgente, tente jogar o preço um pouco mais alto. Afinal, quem quer tudo com muita rapidez, pode pagar por isso.

Agenda mesclada

Ainda pensando em organizar as demandas, aqui vai uma dica extra: considere usar uma mesma agenda para as demandas de trabalho e para seus compromissos pessoais 📒.

Porque, digamos que você tenha uma consulta médica. Isso vai tomar seu tempo, certo? Para que naquele dia você tenha menos demandas e entregas, é importante considerar essa consulta médica.

Centralizar as informações pode te ajudar na organização e garantir que você não perca nenhum prazo.

A verdade é que não há nada de complexo em organizar as demandas. O segredo é ter sempre uma visão geral das coisas, e tentar entender e se observar enquanto trabalha, para ter uma noção de quantas demandas você consegue aceitar naquele dia.

No mais, é testar as ferramentas, ver o que mais se encaixa com o seu caso, e continuar trabalhando!

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Obrigada e até a próxima!

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Bruna Marzarotto
Designer e redatora freelancer, apaixonada por viajar. Compartilho as delícias (e umas poucas dores) de trabalhar como freelancer e o que você pode fazer para ter esse estilo de vida.
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